見学会の補足

先日ご案内したシステムの導入事例を見に行く会について、
どんなシステムなのか？を少し補足させて頂きます。
開発の経緯と、内容。そして、導入の効果をご覧頂くことで、
皆さんのご参考になれば、と思います。

経緯
１：弊社のお願いしている税理士さんから、「コンピュータを
入れることでうまいこといけへんか、一度見たってくれる？」
と頼まれたことが発端です。

２：伺ってみると、導入されているコンピュータは、１０年近
く使っている請求システムのみ。リース切れも近い。
（このシステムは、売上集計と請求書発行のみを行うものでした）

３：専務さんを中心としたヒアリングで、浮かび上がった主な
問題点は以下の通り
・請求の締め等が顧客毎に異なることから、経理担当社が売
上台帳は紙で作っていて、システムの請求書発行機能は清書
として使っていた。
このため、請求書の発行とその内容が正しいのか？の確認に
多くの時間を要していた、
・受注時に指図書として設計図面がファックスなどで届くが、
これの管理が大変だった。
（リピート発注時などは、１０年分ストックした図面を書棚か
ら探すだけでかなりの時間を要していた。）
・社内の指示は手書きのメモでスタッフに指示されていたた
め、各受注ごとの進捗管理が徹底できておらず、作業遅れ
や納品漏れが発生することがあった。
・過去のいきさつから、請求の締め日が顧客毎に異なり、請
求業務が煩雑になっていた。

システム構築時の主なポイント
１：パソコンに不慣れなスタッフでも使えるよう、各工程とも
できるだけマウス操作だけですむようにすること。
２：顧客毎に異なる締め日は、そのまま継承できるようにすること。
３：図面データもデータベース管理とし、日々の作業では、ペー
パーレストすること。
４：スタッフへの指示は画面上で行い、メモを廃止することで、
作業漏れをなくすこと。

システムの導入で得られた成果
１：請求業務の効率アップ
（導入前まで月間十数時間かかっていた請求業務が、数分に短縮）
２：作業漏れ、納品漏れの根絶
３：図面を探す手間／時間が実質０に
４：各工程の詳細や検査表などが残る事により、顧客からの信頼度がアップ

社員数６名の会社で、トータル数十時間／月の作業効率が上がった
ことで、各スタッフの負担が減り、より多くの受注が可能になった
り、退社時間が早くなるなどの効果を生んだと評価いただいていま
す。

不況のおり、新規の設備投資は難しい面はあるかと思いますが、効
率性／生産性のアップは、この荒波を乗り切る上でも必要なことだ
と思います。
ぜひ、見学会に参加いただいて、御社のIT活用の参考にして頂けれ
ばと思います。

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